被投诉情况说明应当包含以下几个部分：
标题 ：明确标明这是一份“被投诉情况说明”。接收方：
明确指出这份说明是给哪个部门、组织或个人的。
投诉主题和内容：
简要介绍投诉的主题和内容，使接收方对投诉有一个初步的了解。
详细情况
投诉原因：
详细描述投诉的具体原因和情况。
涉及人员：涉及投诉的人员姓名、职位等信息。
时间地点：投诉发生的时间、地点和具体情况。
影响后果：投诉造成的后果和影响。
核查过程
核查方法：说明部门如何核查投诉情况。
核查结果：详细列出核查的结果和依据。
后续处理
处理措施：说明部门已经采取或计划采取的处理措施。
改进计划：提出改进的建议和计划。
结论：
总结说明书的核心内容，表明态度和立场。
附件：
如有必要，可以附上相关的证据材料，如维修记录、通信记录等。
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被投诉情况说明
尊敬的[接收方名称]：
兹有[投诉人姓名]于[投诉时间]向我部门提出投诉，投诉内容主要涉及[简要描述投诉主题]。我部门对此投诉高度重视，立即组织相关人员进行核查。
一、投诉原因
投诉人反映的主要问题是[详细描述投诉原因]。具体来说，投诉人表示[详细描述具体情况]。
二、涉及人员
投诉人为[投诉人姓名]，[投诉人职位]，联系方式为[联系方式]。
三、时间地点
投诉发生时间为[具体日期]，地点为[具体地点]。
四、影响后果
该投诉对我部门的工作造成了一定影响，主要体现在[具体说明影响后果]。
五、核查过程
核查方法：
我部门立即组织相关人员对投诉情况进行详细核查，包括查阅相关记录、与投诉人沟通等。
核查结果：
经核查，发现[具体核查结果]。具体情况如下[详细列出核查结果和依据]。
六、后续处理
处理措施：
针对此次投诉，我部门已采取以下措施[具体说明处理措施]。
改进计划：
为防止类似问题再次发生，我部门将采取以下改进措施[具体说明改进计划]。
七、结论
我部门对此次投诉高度重视，已采取相应措施进行核查和处理。我们将继续积极与投诉人沟通，确保问题得到妥善解决。同时，我部门将认真总结经验教训，加强内部管理，防止类似问题再次发生。
感谢贵方对我部门的关注和支持，如有任何疑问或需要进一步了解的情况，请随时与我部门联系。
此致
敬礼!
[部门名称]
[负责人签字]
[日期]
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希望以上内容对你有所帮助。如果有任何具体细节需要补充或调整，请根据实际情况进行修改。